Neue Arbeitsplatzmodelle als Chance für eine nachhaltige Entwicklung
Dass der Superblock sechs Jahre nach Bezug bereits wieder zu klein ist für die Stadtverwaltung, muss zu denken geben. Während viele Firmen bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl ihre Büroflächen reduzieren, breitet sich die Stadt weiter aus. Weniger Personalwachstum und neue Arbeitsplatzmodelle müssen die Antwort sein.
«Working from home» - was vor Corona noch für viele Unternehmen ein Fremdwort war, entwickelte sich während dem Lockdown zum gelebten Alltag. Dies bewirkte ein Umdenken in den Unternehmen und neue Arbeitsplatzmodelle wurden und werden entwickelt. Die Welt der Büro-Arbeitsplätze hat sich grundlegend verändert. Immer mehr Unternehmen reduzieren ihre Bürofläche (bei gleichbleibenden oder sogar steigenden Mitarbeiterzahlen) und gestalten ihre Arbeitswelten neu. Auch für die städtische Verwaltung bietet diese Entwicklung ökonomisch wie ökologisch nachhaltige Chancen.
In Winterthur teilen sich 4’910 städtische Mitarbeitende in 5'325 Anstellungsverhältnissen insgesamt 3'301 Vollzeitstellen. Erfahrungswerte in der Büroplanung zeigen, dass als Folge von Distance Working, Teilzeitarbeit, Ferien, Krankheits- und Ausbildungsabwesenheiten rund 30-40% der Arbeitsplätze ungenutzt bleiben. Zudem können durch konsequente Digitalisierung mindestens 50% der bestehenden Aktenschränke eingespart werden. Daraus ergeben sich bei Unternehmen in der Grösse der Städtischen Verwaltung hunderte von Quadratmetern freie Fläche.
Gleichzeitig besteht ein Trend weg von fix zugeteilten und hin zu mobilen Arbeitsplätzen. Mitarbeitende sollen in Zukunft vermehrt dort arbeiten, wo sie für die jeweilige Aufgabe die inspirierendste Arbeitsumgebung antreffen. Das kann überall sein; am traditionellen Arbeitsplatz, im Meetingraum, in der Cafeteria, in Coworking-Spaces, in der Lounge oder zu Hause. Homeoffice, das Teilen des Arbeitsplatzes und aktivitätsbezogene Arbeitsplätze – das sind nur einige Stichworte, die das Potential von neuen Arbeitsplatzmodellen aufzeigen.
Working from home heisst nicht nur, dass die Mitarbeitenden voraussichtlich 1-2 Arbeitstage weniger in der Firma sind. Es bedeutet auch weniger Arbeitswege und damit eine deutliche Entlastung der Verkehrswege und eine geringere Umweltbelastung. Auch Coworking-Spaces ermöglichen Mitarbeitenden, zwar nicht zu Hause zu arbeiten, aber dennoch von einem wesentlich kürzeren Arbeitsweg zu profitieren. Damit wird der Flächenbedarf für Büroräume insgesamt geringer. Dies führt mittelfristig zu weniger überbauten Grünflächen.
Neue Arbeitsplatzkonzepte bringen sowohl finanzielle wie ökologische Vorteile und schaffen eine angenehmere, inspirierende Arbeitsumgebung für die Mitarbeitenden. Es ist Zeit, dass auch die Stadt Winterthur diese Chancen anpackt und rasch umsetzt. Denn sonst werden die 856 m2 überteuerter Raum, den die Stadt in der Umgebung des Superblocks jetzt anmietet, bei den aktuellen Mehrheitsverhältnissen wohl leider nicht der letzte räumliche Ausbau der Stadtverwaltung sein.
Romana Heuberger, Gemeinderätin FDP
Paul Girard: Es geht nicht darum, das, was in den Aktenschränken ist, einzuscannen und digital abzulegen. Sondern es geht vielmehr darum, die Prozesse so zu gestalten, dass gar kein Papier mehr nötig ist. Dass beispielsweise Rechnungen in der Stadt noch nicht elektronisch visiert werden können, sondern immer noch ausgedruckt und einzeln visiert und hausintern weitergereicht werden müssen, ist weder ökologisch (Papierverbrauch) noch ökonomisch (Zeit/Kosten) sinnvoll. Und ja, gerade für eine effiziente Arbeit im Homeoffice braucht es digitalisierte Prozesse. Wenn jemand eine Auskunft will und zur Antwort erhält, dass das im Büro nachgeschaut werden muss und der zuständige Mitarbeiter erst wieder in zwei Wochen dort ist (diese Auskunft wurde einem KMU im Lockdown 1:1 so erteilt), dann nutzen wir die Möglichkeiten der Digitalisierung zu wenig. Und ja, mir ist es egal, wo jemand meine Steuererklärung bearbeitet, solange er/sie die beruflich bedingte Vertraulichkeit wahrt und gute Arbeit leistet. Und das ist unabhängig von einem fixen Arbeitsplatz. Wie Mitarbeitende im Homeoffice während dem Lockdown bewiesen haben, ist es möglich, auch am Küchentisch der Familie gute Arbeit zu leisten. Nur wenn wir uns für Working from home als festen Bestandteil der Arbeitskultur entscheiden, dann müssen auch die Arbeitsplätze zu Hause entsprechend eingerichtet sein. Dafür profitieren die Mitarbeitenden von weniger Reisekosten und -Zeit.
Wenn Aktenschränke Ihr grosses Problem sind: Ist genügend qualifiziertes Billig-Personal zum Digitalisieren und sinnvoll Katalogisieren von Papier-Akten vorhanden, damit man dann die Schränke entsorgen kann? Haben Sie den Aufwand dafür berechnet, die Lesbarkeit digitalisierter Akten für spätere Computergenerationen sicherzustellen? Ist Home-Office wirklich die geeignete Arbeitsform für die Digitalisierung von Akten? Und würden Sie es begrüssen, wenn Ihre Steuererklärung oder andere persönliche Informationen in einer Lounge, einem Café oder einem Coworking Space öffentlich bearbeitet würden? Ja? Dann viel Spass!
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